Hankintatoimen strateginen asema
Hankintojen merkitys yrityksen koko liiketoimintaan on huomattava. Hankintojen osuus koko liiketoiminnasta on kasvanut nopeasti. Monesti yrityksen tulos tehdään hyvillä hankinnoilla eikä välttämättä onnistuneilla myyntisuorituksilla. Hankintatoimella tulisi olla riittävän vahva asema yrityksessä, koska sillä on suuri vaikutus yrityksen pääomien hallintaan ja kassavirtaan sekä usein suora yhteys myös asiakastyytyväisyyteen.
Tulisiko hankintatoimen strategista asemaa parantaa?
Hankintatoimi voidaan nähdä joko passiivisena tukitoimintona tai aktiivisena ydintoimintona, jolla on suora vaikutus yrityksen kilpailukykyyn ja liiketoiminnan tavoitteisiin. Hankintatoimen asema vaihtelee yrityksittäin. Hankinta voi suppeimmillaan olla arkirutiinien suorittamista tai laajemmin ajateltuna koko toimitusketjun hallintaa. Yksi konkreettinen keino hankintatoimen aseman nostamiseksi on hankintajohtajan osallistuminen johtoryhmätyöskentelyyn. Tämä osoittaa, että hankintatoimi on yrityksen ydintoiminto ja sen näkökulma tulisi huomioida myös strategisessa päätöksenteossa.
Tehokas hankinta edellyttää panostusta osaamiseen ja riittäviin resursseihin. Osaamista hankintatoimen kehittämistilanteisiin kannattaa pyytää myös ulkopuolisilta asiantuntijoila, mikäli yrityksellä itsellään ei ole riittävää kokemusta. Mikäli hankintahenkilöstön aika kuluu käytännössä juoksevien asioiden selvittelyyn ja pahimmillaan tulipalojen sammutteluun, ei toiminnan tehostamiselle ja optimoinnille jää aikaa.
Tunnetaanko hankintojen volyymi, rakenne ja kokonaiskustannukset?
Jotta hankintojen merkitys voidaan tunnistaa ja kasvattaa hankintatoimen asemaa yrityksen sisällä, pitää olla tietoinen hankintojen volyymista ja rakenteesta. Hankintojen kehittämisen perusedellytys on hankintojen tunteminen. Osaatko vastata seuraaviin kysymyksiin:
- Keneltä ostetaan?
- Mitä ostetaan?
- Kuinka paljon (kpl, kg)?
- Kuinka paljon sitoutuu pääomaa?
- Kuinka helposti hankinta tapahtuu? Miten hankintaa pitää valmistella?
- Millaisia ovat toimitusajat?
- Mikä on tuotteiden/palveluiden saatavuus? Mitkä tekijät tähän vaikuttavat?
- Millaisina kokonaisuuksiina hankintoja tulisi käsitellä (tuoteryhmät ja kategoriat)?
Mikäli hankinta nähdään rutiininomaisena tukitoimintona, jää kokonaisuus usein pois tarkasteluista ja huomio kiinnittyy ainoastaan hankintahintaan. Hankintahinta ei välttämättä johda kustannusten optimoinnin kannalta parhaaseen lopputulokseen. Tästä syystä yrityksen tulisi huomata myös välilliset kustannusekijät.
