Hankintastrategian laatiminen

Yrityksen yleinen strategia ei useinkaan ole riittävä ohjaamaan hankintatoimea. Mikäli hankintatoimesta on tehty linjauksia yleisessä strategiassa, tämä osoittaa, että hankintojen tärkeys on tunnistettu. Kuitenkaan yleisistä linjauksista ei käytännön tasolla ole riittävän tarkaksi ohjenuoraksi. Jotta hankintatoimi pystyisi toimimaan tehokkaasti ja ottamaan täyden hyödyn koko toimittajakentästä, tulisi toimintaa suunnitella riittävästi etukäteen.

Hankintastrategian luominen

Hankintastrategia on suunnitelma ja työkalu, joka helpottaa käytännön valintojen tekemistä. Hankintastrategian luomisessa tulee huomioida yrityksen sisäiset ja ulkoiset tekijät. Esimerkiksi perinteisessä SWOT-analyysissa yritys määrittää nykytilaansa liittyvät vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. Monesti strategiatyöskentelyssä nostetaan esiin myös tilannesidonnaisuus, muutoksiin reagointi sekä oppiminen. Strategian yhtenä tavoitteena on viestiä koko organisaatioon yrityksen tekemät linjaukset. Tällöin kaikki voivat puhaltaa samaan hiileen. Hankintastrategian yleisiä reunaehtoja ovat:

• Kuinka pitkän aikavälin hankintastrategia halutaan luoda? Esimerkiksi kahden vai viiden vuoden strategiset linjaukset.
• Kuinka yksityiskohtainen hankintastrategiasta halutaan luoda?
• Hankintastrategian dokumentointi, viestintä ja ylläpito: Painetussa muodossa viestiä on helpompi jakaa organisaation sisällä. Tämä auttaa myös uusien työntekijöiden perehdyttämisessä. Toisaalta hankintastrategian tulee vastata myös ympäristössä tapahtuviin muutoksiin.

Hankintastrategian haasteena on hankittavien tuotteiden ja palveluiden laaja kirjo sekä toimittajien erot. Tällöin yleisiä tavoitteita ja toimintatapoja on vaikea määrittää ja hankintoja kannattaa ryhmitellä eri kategorioihin. Näin eri kategorioille voidaan laatia tarkemmat tavoitteet ja toimintatavat.