Strategisen hankintatoimen tehtäviä
Onko yrityksessä tunnistettu strategisen hankinnan tehtäväalueet? Jääkö hankintatoimelle aikaa suorittaa myös näitä tehtäviä operatiivisten tehtävien lisäksi?
Hankintatehtävien jakaminen
Hankinnan eri tasojen tehtävät auttavat hahmottamaan, mihin asioihin hankinnoissa huomion tulisi kohdistua ja kenelle vastuu eri osa-alueista kuuluu. Hankintatoimen tehtäväjako perustuu usein operatiivisten ja strategisten tehtävien erotteluun. Näiden väliin voidaan eritellä vielä taktinen taso.
- Strateginen taso: Strategisen tason tehtäviin kuuluu mm. uusien toimittajien etsiminen
- Taktinen taso: Jos hankintatehtävistä halutaan eritellä erikseen taktinen taso, sijoittuvat tämän tason tehtävät operatiivisen ja strategisen tason väliin, kuten mm. sopimuksen uusiminen
- Operatiivinen taso: Operatiivisen tason tehtävillä tarkoitetaan rutiininomaisia hankintatehtäviä, kuten tilausten kotiinkutsut
Strategisen hankintatoimen tehtäväalueita ovat:
Hankintatoimen suunnittelu
Hankintatoimen esimiestehtävissä työskentelevien henkilöiden pitää yhdessä yrityksen johdon kanssa suunnitella hankintaan liittyvät henkilöstöresurssitarpeet, tietojärjestelmiin liittyvät tarpeet sekä hankintatoimen seurantaan ja raportointiin liittyvät tarpeet. Hankintatoimen tulisi myös aktiivisesti miettiä toiminnan tehokkuuden parantamista, esimerkiksi automatisoinnin, kuten hyllyynkantopalvelun, toteuttamisella tai vaikkapa varastotasojen ja varastopaikkojen optimoinnilla. Hankintatoimen suunnittelussa tulisi kiinnittää huomiota myös hankintahenkilöstön ajankäyttöön. Kiinnitetäänkö huomio oikeisiin asioihin, toimittajiin ja tuotteisiin?
Toimittajamarkkinatiedustelu
Hankintatoimen tulee olla tietoinen toimittajamarkkinoilla tapahtuvista muutoksista: Miten nykyiset toimittajat menestyvät taloudellisesti? Millaisia uusia hankintakanavia on tarjolla? Mitä toimittajia kilpailijat käyttävät? Olisiko ulkomailla sopivia toimittajayrityksiä?
Toimittajasuhteen kehittäminen
Monesti hankinnan tehokkuutta pystytään kasvattamaan yhteistyössä toimittajan kanssa. Toimittajasuhteeseen liittyviä asioita ovat mm.:
- Toimitusongelmien ratkaiseminen toimittajan kanssa yhdessä
- Toimittajien suorituskyvyn aktiivinen seuranta
- Toimittajan kehitystyöhön osallistuminen
- Win-win tilanteeseen pyrkiminen ruuvin kiristämisen sijaan
- Toimittajan kustannustasoon vaikuttavat tekijät omassa toiminnassa (kuten riittävän ajoissa tilaaminen)
- Informaation jakaminen tehokkaasti toimittajaverkostoon
- Muutoksista tiedottaminen, kuten uusista tuotteista
- Tiedonkulku myös toimittajilta tilaajalle
