Keskittää vai hajauttaa?
Hankintatoimen organisoinnin taustalla voi olla myös tarve keskittää tai hajauttaa hankintatehtäviä. Vaihtoehto voi löytyä myös keskittämisen ja hajauttamisen yhdistelmästä.
Hankintatehtävien keskittäminen:
- Organisaatiorakenne on keskitettynä selkeä, jolloin sen myös pitäisi olla helpommin johdettavissa.
- Keskittämällä hankintatehtäviä on samalla mahdollista yhdistää hankintatarpeita ja siten saavuttaa volyymietuja:
- Etujen saavuttaminen edellyttää yhdistettävissä olevia hankintatarpeita.
- Hankintatarpeiden yhdistäminen saattaa ensin edellyttää hankintojen ja ostonimikkeistön yhdenmukaistamista.
- Suuremmat hankintavolyymit mahdollistavat oman neuvotteluaseman paranemisen.
- Mahdollistaa yhtenäisten toimintamallien, yhteisten käytäntöjen ja esimerkiksi yhtenäisten ostohinnastojen käytön.
- Mahdollistaa keskitetyn seurannan ja tarvittaessa myös muutoksiin voidaan reagoida keskitetysti.
- Keskittäminen mahdollistaa tarvittaessa hankintahenkilöstön erikoistumisen:
- Erikoistuminen tiettyjen hankintatehtävien hoitamiseen saattaa vaatia erityisosaamisia ja henkilötason osaamisten syventämistä.
- Erikoistuminen saattaa myös kaventaa yksittäisen hankintahenkilön osaamisaluetta.
- On varmistettava, että hankintatehtävien keskittäminen ei etäännytä hankintahenkilöstöä yrityksen muusta henkilöstöstä ja muista toiminnoista.
Hankintatehtävien hajauttaminen:
- Hajauttaminen on perusteltua, mikäli erillisten toimintayksiköiden tarpeet ovat hyvin erilaisia ja yksiköt sijaitsevat kaukana toisistaan.
- Hajauttamista edesauttaa, mikäli hajautetusti toimivat, erilliset toimintayksiköt ovat riittävän suuria ylläpitääkseen riittävän volyymin ja neuvotteluvoiman yksinäänkin.
- Hajauttaminen mahdollistaa paikallisten toimijoiden hyödyntämisen:
- Etuna paikallisten toimijoiden läheisyys:
- Nopeus, joustavuus ja paikallinen yhteistyö (esim. tuotekehitysyhteistyö).
- Etuna paikallisten toimijoiden läheisyys:
Keskitetyn ja hajautetun mallin yhdistelmä:
- Kulloinkin toimivin hankintaorganisaation muoto riippuu yrityksen ja toimintaympäristön tilasta.
- Paras vaihtoehto saattaa löytyä myös näiden yhdistelmistä.
- Tällöin osa hankinnoista hoidetaan keskitetysti ja osa hajautetusti.
