Hankintatoimen organisointi
Oman yrityksen hankintatoimen organisointiin kohdistuvat kehitystarpeet voivat liittyä esimerkiksi hankintaorganisaation muodostamiseen tai hankintatoimen tehtävien uudelleenjärjestelyihin. Hankintatoimen organisointiin saattaa kohdistua muutospaineita myös yrityksen toimintaympäristön tai liiketoiminnallisten tavoitteiden muuttuessa, samalla hankintatoimen roolin tai tehtävien muuttuessa.
Hankintatoimen organisointia suunniteltaessa on otettava huomioon yrityksen kokoluokka ja onko yritys osa isompaa konsernia sekä hankintojen rooli ja merkitys. Paikallisesti, toimipistekohtaisesti, hankintatoimen organisointia suunniteltaessa on otettava huomioon kaikki hankintatoimen paikallisesti toteutettavat tehtävät. Apuna voidaan käyttää esimerkiksi seuraavaa muistilistaa:
- Strategisen hankinnan tehtävät
- Operatiivisen oston tehtävät
- Kotiinkutsutarpeet ja kotiinkutsujien sijainti organisaatiossa
- Logistiikkaan ja kuljetuksiin liittyvien tehtävien hoito
- Tavaran vastaanottoon ja varastointiin liittyvien tehtävien hoito
- Muut paikallisesti toteutettavat hankintatoimen tehtävät
Kansainväliset hankinnat voivat olla luonnollisena osana yllälueteltuja hankintatoimen tehtäviä, mutta ne voidaan myös organisoida ja resursoida omaksi vastuualueekseen.
Mikäli yritys on osa isompaa kansallista tai kansainvälistä konsernia, on otettava huomioon myös tarve konsernitason hankintayhteistyölle ja sen asettamat vaatimukset hankintatoimen organisoinnille. Tällöin on sovittava konsernitason yhteistyömuodoista, tehtävistä ja vastuujaosta.
Hankintatoimen organisointia suunniteltaessa on lähdettävä liikkeelle nykyisten hankintatoimen resurssien, osaamisten ja kyvykkyyksien tunnistamisesta. Tämän jälkeen on määriteltävä organisaatioon kohdistuvat muutostarpeet sekä osaamisiin ja kyvykkyyksiin kohdistuvat kehitystarpeet sekä tarvittaessa määritellä kokonaan uudet resurssitarpeet.
Hankintatoimen tehtäviä organisoitaessa on hyvä muistaa myös hankintatoimen kehittämiseen liittyvien tehtävien resursointi. Hankintatoimen ja toimittajayhteistyön kehittäminen kuuluu usein osaksi muita tehtäviä, mutta ne voidaan myös nimetä erilliselle kehitystoiminnasta vastaavalle resurssille. Toimittajayhteistyön kehittämiseksi ja toimittajien oman kehitystyön tukemiseksi on hyvä miettiä myös mahdollisuutta, voisiko oman yrityksen organisaatiossa toimiva kehitysresurssi osallistua aikaisempaa aktiivisemmin toimittajayritysten oman toiminnan kehittämiseen.
