Seuranta- ja raportointijärjestelmä
Toimiva seuranta- ja raportointijärjestelmä mahdollistaa muutostekijöiden tunnistamisen ja muutoksiin reagoinnin sekä hankintojen ohjaamisen muutosten edellyttämällä tavalla.
Seuranta- ja raportointijärjestelmän tarkoituksena on antaa mahdollisimman täsmällistä tietoa nykytilasta ja toteutuneista muutoksista aikaisempiin seurantatietoihin tai tavoitteisiin vertailtaessa. Tavoitteena on tunnistaa muutokset ja tarvittaessa reagoida niihin hankintoja ohjaamalla.
Käytössä olevan seuranta- ja raportointijärjestelmän tulee tukea hankintojen ohjaamiseen liittyvien tehtävien toteutusta. Useimmiten hankintojen ohjaamiseen liittyvä seuranta ja raportointi on osana yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää. Seuranta- ja raportointijärjestelmän luotettavuus on riippuvainen järjestelmässä olevien tietojen ajantasaisuudesta.
Seuranta- ja raportointijärjestelmän toimivuus ja luotettavuus on riippuvainen käytettävissä olevien tietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta. Esimerkiksi ostonimikkeistön osalta saattaa olla että vuosien saatossa ostonimikkeitä on avattu hallitsemattomasti, jolloin niiden lukumäärä on kasvanut ja seurattavuus kärsinyt. Tämän vuoksi on pyrittävä tunnistamaan ei-aktiivisessa käytössä olevat, turhat ja karsittavissa olevat ostonimikkeet. Aktiivisten ostonimikkeiden osalta tulee varmistaa että niiden ohjausperiaatteet ovat ajan tasalla.
