Keskeiset mittarit
Seurattavat mittarit tulee asettaa tarpeen mukaan, niitä tulee olla riittävästi mutta ei liikaa, jotta seurattavuus ei kärsi. Mittareiden tulee olla linjassa strategisten linjausten ja tavoitteiden kanssa. Mittareiden tulee olla mahdollisimman selkeitä ja yksiselitteisiä, ja niiden tulisi olla samalla tavoin tulkittavissa eri osapuolten toimesta.
Seurattavien mittareiden valinta tulee suorittaa tarkoituksenmukaisuuden ja mitattavuuden perusteella. Mittaroinnille on laadittava riittävän selkeät ja yksiselitteiset ohjeet. Mittaustavoista ja pelisäännöistä on sovittava ennakolta (mitä, miten, miksi ja kuinka usein mitataan?). Seurannan kohteeksi valittavia mittareita tulee olla riittävästi, mutta on myös muistettava että tarpeetonta mittaamista pyritään välttämään.
Mittariston määrittelyssä voidaan käyttää apuna esimerkiksi tasapainotettua mittaristoa (*Balanced Scorecard, Kaplan & Norton), jossa pidemmän aikajänteen ylätason tavoitteet puretaan käytännön tavoitteiksi ja mittareiksi. Tasapainotettu mittaristo ohjaa keskittymään strategian mukaisiin ja keskeisiin avaintunnuslukuihin (KPI, Key Performance Indicator). Tasapainotetun mittariston osa-alueet on esitetty seuraavassa kuvassa.
Tasapainotetun mittariston osa-alueet (*Katso lisää: Kaplan, Robert S. & Norton, David, 2002: Strategialähtöinen organisaatio: Tehokkaan strategiaprosessin toteutus. Talentum, Helsinki; Kaplan, R.S. & Norton, D.P. 1996: The Balanced Scorecard, Translating Strategy into Action. Harvard Business School Press, Boston, Massachusetts).
Hankintatoimen osalta keskeisiä mittaroinnin kohteita voivat olla esimerkiksi hankintavolyymit, hankittavien tuotteiden hintakehitys, vaihto-omaisuus, toimitusvarmuus ja laatu.
Volyymit
Hankintavolyymien osalta seurannan kohteena on yleensä mitä, kuinka paljon ja keneltä ostetaan. Yrityksen kokonaishankintavolyymiä seurataan hankintojen kokonaissummana sekä hankintojen osuutena liikevaihdosta.
Hintakehitys
Hankintatoimen tehtävänä on seurata ostohintojen kehitystä ja tarvittaessa reagoida muutoksiin ohjauksellisin keinoin. Samalla on pyrittävä seuraamaan markkinoiden ja toimialan yleistä hintakehitystä sekä tarvittaessa reagoimaan markkinoilla tapahtuviin muutoksiin. Näin voidaan pysyä ajan tasalla siitä miten omat ostohinnat ovat kehittyneet suhteessa ennakoituun sekä yleiseen hintakehitykseen. Seurannan kannalta on tärkeää että markkinoiden hintakehitystä parhaiten kuvaavat indikaattorit on tunnistettu oikein.
Vaihto-omaisuuden hallinta
Vaihto-omaisuuden hallintaan liittyen seurataan yleensä vaihto-omaisuuteen ja varastoihin sitoutunutta pääomaa sekä varaston kiertonopeutta ja keskimääräistä varastossa oloaikaa. Se mitkä mittarit ovat kulloinkin käytössä riippuu yrityksen tilanteesta ja vaihto-omaisuuden hallintaan liittyvistä tavoitteista.
Toimitusvarmuus
Toimitusvarmuus on yksi seuratuimpia mittaroinnin kohteita. Seurattavan mittarin osalta on syytä varmistaa että toimitusvarmuuden mittaustapa on yksiselitteisesti määritelty ja mittari on toimiva myös käytännössä. Mittaroinnin luotettavuuden kannalta on tärkeää että toimitusvarmuuden mittaamiseen vaikuttavat toiminnot suoritetaan sovittujen pelisääntöjen mukaan, esimerkiksi tavaran vastaanotossa toimitusten kirjaaminen saapuneiksi todellisen saapumisajankohdan mukaan.
Laatu
Laadun osalta seurannan kohteena on yleensä poikkeamat ja laatuvirheet, reklamaatiot ja palautukset. Yleensä nämä kirjataan yrityksissä ylös ja havaittuihin puutteisiin puututaan korjaavin toimenpitein. Toimittajan osalta tämä voi tarkoittaa reklamaatiota, palautusta tai korjaavia toimenpiteitä ja mahdollista hyvityslaskua. Reklamaatioita seurataan yleensä reklamaatioiden lukumääränä ja niistä aiheutuneina reklamaatiokustannuksina.
